Teamassistenz - Verwaltung (w/m/d)

IBL Umweltplanung GmbH ist als mittelständisches Unternehmen mit Hauptsitz im niedersächsischen Oldenburg seit über 30 Jahren als Dienstleister und Fachgutachter für Umwelt- und Genehmigungsplanung am Markt fest etabliert. Unser ISO-zertifiziertes Unternehmen mit über 80 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern besteht aus vier Abteilungen. Weitere Informationen über IBL Umweltplanung entnehmen Sie bitte unserer Internetpräsenz (www.ibl-umweltplanung.de).

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt Unterstützung für unseren neu etablierten zusätzlichen Bürostandort in 26122 Oldenburg.

Aufgabenbereiche:

Ihr Aufgabengebiet umfasst Sekretariatsaufgaben, vornehmlich am neuen Standort, vertretungsweise aber auch am Hauptstandort in fußläufiger Entfernung, sowie verschiedene organisatorische Tätigkeiten und Verwaltungsaufgaben, untergliedert in die folgenden Bereiche:

 

Organisations- und Verwaltungsaufgaben:

  • Prüfung und digitale Erfassung von Belegen (z. B. Eingangsrechnungen, Quittungen)
  • Verwaltung und Aktualisierung von Zeitplänen sowie Vereinbarung von Meetings und Terminen
  • Erstellung und Verbreitung von Korrespondenz, Memos und Formularen
  • Pflege und Aktualisierung von Kontaktdaten für Mitarbeiter, Kunden, Lieferanten und externe Partner
  • Überwachung des Büromaterialbestands; Recherche für diverse Anschaffungen
  • Fehlermeldungen bei Haus-, Büro- und Hygienetechnik sowie Koordination mit der Hausverwaltung und Handwerkern
  • Begleitung von Vertragsvorbereitungen bis zum Abschluss
  • Unterstützung beim Endlayout von Gutachten und Berichten sowie Organisation der Vervielfältigung

 

Beschaffung und Abrechnung:

  • Entgegennahme von Bestellungen, Einholung von Angeboten, Verhandlung und Auftragserteilung an Lieferanten
  • Wareneingangskontrolle und Abrechnung
  • Buchung von Reisen, Unterkünften und Fortbildungen

 

Sekretariats- und Empfangstätigkeiten:

  • Professionelle Annahme und Weiterleitung von Telefonaten aus dem In- und Ausland (8:00 bis 16:30 Uhr)
  • Empfang und Betreuung von Kunden und Besuchern, inklusive Bewirtung
  • Bearbeitung des Postein- und -ausgang
  • Überwachung und schriftliche Kommunikation mehrerer Mailkonten

 

Weitere Tätigkeiten:

  • Vor- und Nachbereitung von Geschäftsreisen
  • Unterstützung bei diversen Hilfestellungen für Mitarbeiter
  • Betreuung von Personal- und Verwaltungsaufgaben wie Fuhrparkmanagement, Fortbildungen und Mitarbeiter-Benefits

Wir bieten eine Vollzeitstelle (39 Std.-Woche) sowie:

  • eine leistungsgerechte Vergütung sowie eine jährliche Gewinnbeteiligung
  • Förderung durch Fortbildung und Erwerb von Zusatzqualifikationen
  • Firmen-PKW für den Außendienst, Firmen-Mobiltelefon
  • Betriebliche Altersvorsorge
  • Hansefit-Mitgliedschaft
  • Jobrad
  • und ein kollegiales und aufgeschlossenes Team, das sich über Ihre Bewerbung freut

Ihre Qualifikationen:

Sie haben eine Ausbildung zur/zum Bürokauffrau/-mann und/oder verfügen über gleichwertige Berufserfahrung im relevanten Tätigkeitsbereich und sind mit Sekretariatsaufgaben und der üblichen Bürotechnik vertraut.

Sie sind sowohl kommunikationsstark als auch durchsetzungsfähig und treten dabei freundlich und kompetent auf. Sie überzeugen durch Organisationsgeschick und behalten auch bei großer Hektik den Überblick und finden pragmatische Lösungen. Eine selbstständige, eigenverantwortliche Arbeitsweise und Zuverlässigkeit gehören ebenfalls zu Ihren Stärken. Sie sind team- und kundenorientiert, loyal und vertrauenswürdig.

Sie verfügen über sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift und können sich gut in englischer Sprache verständigen. Die MS Office Programme (Word, Excel, Powerpoint) wenden Sie routiniert an.

Wenn Sie zudem über einen Führerschein verfügen, Aufgeschlossenheit sowie eine gesunde Portion Humor in unser Team einbringen möchten, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung, die auch Ihre Gehaltsvorstellungen beinhalten sollte.

Bewerbungsbedingungen:

Aussagekräftige Bewerbungsunterlagen mit Lebenslauf und möglichem Arbeitsbeginn werden ausschließlich über die E-Mail-Adresse bewerbung@ibl-umweltplanung.de mit dem Betreff „Teamassistenz“ entgegengenommen. Auch wenn nicht alle Stellenanforderungen auf Sie zutreffen, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.

Bewerbungsschluss: 31.01.2025

Stellenanbieter: IBL Umweltplanung GmbH
Bahnhofstraße 14a
26122 Oldenburg, Deutschland

WWW: http://www.ibl-umweltplanung.de
Ansprechpartnerin: Frau Kirsten Busch
Telefon: 0441-505017-10
E-Mail: bewerbung@ibl-umweltplanung.de